Politique sur la protection des renseignements personnels

Bélanger Paradis avocats (ci-après « BPA avocats ») est un cabinet d’avocats exerçant en litige civil et commercial et en droit de la construction. Dans le cadre de nos relations d’affaires avec des clients, des tiers et lorsque nous offrons des services, nous recueillons et conservons des renseignements personnels de nos clients et de tiers.

Vu l’importance de protéger les renseignements personnels que nous recueillons, nous avons instauré la présente Politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après « Politique »), laquelle est établie en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

 En transigeant avec BPA avocats, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels en conformité avec la présente Politique.

But de la Politique

La présente Politique vise à informer sur le processus interne de collecte, de conservation, d’utilisation et de destruction des renseignements personnels, de présenter les règles au niveau du traitement des renseignements personnels, d’expliquer le rôle et la responsabilité des membres de l’équipe de BPA avocats et aussi de vous informer sur vos droits en conformité avec les renseignements personnels.

Les renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels sont des informations qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement.

Plusieurs renseignements personnels peuvent être collectés lorsque vous transiger avec BPA avocats, tel que :

• Renseignements relatifs à l’identification de la personne (ex. numéro d’assurance-maladie);
• Informations personnelles (ex. nom, date de naissance);
• Information en lien avec l’adresse (ex. adresse résidentielle);
• Coordonnées (ex. numéro de téléphone, adresse courriel);
• Informations professionnelles (ex. nom de l’employeur, titre);
• Renseignements financiers (ex. coordonnées bancaire, spécimen chèque);
• Informations de recrutement (ex. détails du curriculum vitae);
• Tout autre renseignement personnel que notre cabinet pourrait avoir besoin;

BPA avocats s’assure toujours que la collecte des informations soit pertinente et essentielle pour notre utilisation.

Méthode de collecte des renseignements personnels

BPA avocats collecte les renseignements personnels directement auprès de vous lors de nos échanges professionnels ou lorsque vous communiquez avec nous par courriel ou par téléphone.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, lorsque nous obtenons un consentement à cet effet ou lorsque la loi nous l’autorise ou l’exige.

Il est également possible de recueillir des informations personnelles qui sont accessibles au public sur diverses plateformes web et réseaux sociaux en source ouverte.

Raisons pour lesquelles les renseignements personnes sont recueillis

Les renseignements personnels collectés par BPA avocats sont utilisés exclusivement :

• Afin de fournir des services juridiques et d’exécuter le mandat confié;
• Pour assurer la facturation de nos dossiers et le recouvrement de nos créances;
• À des fins de recrutement;
• Pour des fins de marketing ou de développement des affaires;
• Afin de satisfaire à nos obligations légales et réglementaires;
• Pour toute autres fins consenties.

Personnes ayant accès aux renseignements personnels collectés

Les membres du personnel de BPA avocats ont accès aux renseignements personnels lorsque ceci est requis dans l’exécution de leurs tâches. En aucun cas il est permis de consulter, utiliser ou communiquer lesdites informations sauf pour l’exécution des tâches pour lesquelles les données ont été recueillies.

BPA avocats peut partager les renseignements personnels détenus aux tiers suivants :

• Fournisseur de services informatiques (backup et copie de sauvegarde);
• Expert ou professionnel externe engagé dans le cadre de nos services professionnels;
• Tiers si la loi l’exige;

Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnes sont conservés chez notre fournisseur de service informatique, d’hébergement et de conservation de données. L’ensemble des informations personnelles recueillies sont situés exclusivement au Québec. Autant le fournisseur de services informatiques que BPA avocats sont soumis aux lois québécoises applicable en matière de protection des renseignements personnels.

Il arrive que des copies papier de nos dossiers incluant des informations personnelles qu’ils contiennent sont utilisés par les employés. Ces copies papier sont conservées de façon sécurisée dans nos bureaux physiques.

BPA avocats s’assure que les renseignements personnels sont gardées uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Nous sommes tenus de conserver tous nos dossiers pendant une période de 7 ans suivant la fermeture en vertu du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats. Tout renseignement personnel est donc conservé dans le dossier concerné.

Lorsque les informations personnelles ne sont plus nécessaires et que la période de conservation légale et règlementaire sont prescrites ou écoulées, nous supprimons de façon définitive et sécurisée les renseignements personnels obtenus.

Sécurité des renseignements personnels

Tous les membres de notre personnel sont soumis à une obligation de confidentialité en lien avec les informations personnelles qu’ils consultent dans les dossiers ou utilisent dans le cadre de leur travail.

Tous les fournisseurs de services et autres tiers qui pourraient recevoir des renseignements personnels sont aussi tenus contractuellement à des obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Incident de sécurité

Malgré toutes les mesures de protection mises en place par BPA avocats, nous ne pouvons garantir qu’aucun incident de sécurité ne peut survenir, exemple; une intrusion dans notre base de données.

Si un tel accident se produit, BPA avocats s’engage à prendre les mesures nécessaires pour diminuer le préjudice que pourrait causer l’accident et pour éviter que ça se reproduise.

Si vous avez des motifs raisonnables de croire que la sécurité de vos renseignements transmis est compromise, communiquer avec nous à vaillants@belanger-paradis.com.

Droits et obligations à propos de vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’exiger l’accès à vos renseignements personnels et la rectification de ceux-ci, sauf lorsque la Loi nous permet ou nous exige d’en refuser l’accès.

Toute demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels doit être envoyée par écrit à la responsable de la protection des renseignements personnels de BPA avocats, Stéphanie Vaillant, directrice des opérations à l’adresse courriel suivante :

vaillants@belanger-paradis.com

Nous assurerons un suivi à toute demande d’accès ou de rectification des renseignements dans les 30 jours de la réception de la demande.

Coordonnées

Pour toute questions ou commentaire sur la présente politique sur la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Stéphanie Vaillant, directrice des opérations

Bélanger Paradis avocats

6283, rue Beaubien Est

Montréal (Québec) H1M 3E6

Tel : 514-787-1836 poste 301

Courriel : vaillants@belanger-paradis.com

Modification de la politique

BPA avocats se donne le droit de modifier la présente Politique sans aucun préavis.